第一条 为确保协会各项工作规范、高效、优质，根据《广东省社会团体财务管理办法》和《江门市工艺美术协会章程》等有关规定，结合协会的实际情况，制定本制度。
第二条 秘书长是本会印章、文件管理的负责人，秘书处是印章、文件管理的责任部门，各部（室）依照本管理制度履行职责。
第三条 秘书处行文使用两个文号，即“江工美协”和“江工美协函”。“江工美协”适用于以协会名义发出的文件，包括上行文、对会员单位等的正式文件，该文号需加盖协会印章。“江工美协函”主要是下行文、各部（室）具体业务工作文件和秘书处的内部事务管理文件等。
第四条 各类行文实行“谁起草谁校对”的原则。秘书处对文件负责审核，报秘书长或会长批示签发，并负责文件的文号编发、承印等工作。
第五条 发出的各类文件须经本会会长或会长授权秘书长签发。
第六条 行文执行登记制度，由秘书处专人负责。
第七条 各类行文需使用《江门市工艺美术协会发文拟稿纸》。
第八条 各级单位的来文来函或网上下载的各类文件，由秘书处专人负责接收、登记、呈批和归档。
第九条 秘书处根据来文来函的保密等级填写《江门市工艺美术协会文件呈阅表》、《江门市工艺美术协会文件办理表》，报会长或秘书长阅批。
第十条 每年协会或秘书处行文或收文应在当年底按时间顺序装订成册，标识后归档保存。
第十一条 协会的印章和业务专用章实行集中管理、按权限审批、留档和使用登记的管理制度。
第十二条 秘书处负责印章的刻制、保管和填写《公章使用登记表》，并设专人负责此项工作。
第十三条 “江门市工艺美术协会”印章的使用，由本会秘书长审批。
第十四条 协会财务专用章由本会主管会计负责保管，按有关财务管理的规定使用印章。
第十五条 印章保管人员应当确保在受控的情况下使用印章，并不得带离本会办公场所。
第十六条 本协会授权委托书、介绍信、证明书等，由专人保管，并留底备查。
第十七条
在逐级审核过程中被否决的，该文件予以退回。
第十八条 本制度经理事会审议通过后生效，由理事会解释。
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